Como preparar a certificação ISO 9001 em seis passos
A certificação ISO 9001 é pedida cada vez mais em concursos públicos e por grandes clientes. Mas o certificado é só a parte visível: o verdadeiro ganho é uma empresa mais organizada, com processos claros e menos erros. Estes são os seis passos que recomendamos às organizações que querem chegar lá.
1. Garantir o compromisso da direcção
Sem a direcção, o projecto não avança. É a gestão de topo que define a política da qualidade, aprova os objectivos, disponibiliza recursos e nomeia quem coordena o processo. A norma exige que a liderança assuma essa responsabilidade, e o auditor vai verificá-lo.
2. Fazer um diagnóstico de lacunas
Antes de escrever qualquer procedimento, compare o que a empresa já faz com o que a norma pede. Este diagnóstico mostra o que já existe, o que falta e por onde começar, e evita trabalho desnecessário.
3. Definir o âmbito e mapear os processos
Decida que actividades e locais ficam abrangidos pela certificação. Depois identifique os processos principais, quem é responsável por cada um, como se relacionam e que riscos e oportunidades existem em cada etapa.
4. Documentar só o necessário
Um dos erros mais comuns é encher a empresa de papéis. A ISO 9001:2015 pede “informação documentada” na medida do necessário: procedimentos onde fazem falta e registos que comprovam o que foi feito. Documentos que ninguém usa são um custo, não uma vantagem.
5. Implementar e formar as equipas
O sistema tem de funcionar no dia-a-dia durante alguns meses antes da auditoria, para que existam registos reais. Nesta fase, a formação faz a diferença: as equipas precisam de perceber a norma e a empresa precisa de auditores internos preparados.
6. Auditoria interna, revisão pela direcção e certificação
Faça uma auditoria interna completa, corrija o que for encontrado e realize a revisão pela direcção. Depois escolha um organismo de certificação acreditado. A auditoria de certificação decorre normalmente em duas fases: primeiro a análise da documentação e da preparação, depois a verificação no terreno.
Quanto tempo demora?
Para uma pequena ou média empresa, o percurso costuma levar entre seis e doze meses, conforme a dimensão, o número de processos e o ponto de partida.
Erros a evitar
- Deixar todo o trabalho ao responsável da qualidade, sem envolver as chefias.
- Copiar manuais de outras empresas que não reflectem a realidade da organização.
- Marcar a auditoria de certificação antes de existirem registos suficientes.
A Artizis acompanha todo o percurso: diagnóstico, implementação, formação na Academia e auditoria interna antes da certificação.
ISO 9001 certification is increasingly required in public tenders and by large clients. But the certificate is only the visible part: the real gain is a better-organised company, with clear processes and fewer mistakes. These are the six steps we recommend to organisations that want to get there.
1. Secure top management commitment
Without top management, the project will not move forward. It is top management that sets the quality policy, approves the objectives, provides resources and appoints the person who coordinates the process. The standard requires leadership to take on this responsibility, and the auditor will check it.
2. Carry out a gap analysis
Before writing any procedure, compare what the company already does with what the standard requires. This analysis shows what already exists, what is missing and where to start, and avoids unnecessary work.
3. Define the scope and map the processes
Decide which activities and sites will be covered by the certification. Then identify the main processes, who is responsible for each one, how they interact, and what risks and opportunities exist at each stage.
4. Document only what is necessary
One of the most common mistakes is to bury the company in paperwork. ISO 9001:2015 asks for “documented information” to the extent necessary: procedures where they are needed and records that prove what was done. Documents nobody uses are a cost, not an advantage.
5. Implement and train your teams
The system must run day to day for a few months before the audit, so that real records exist. Training makes the difference at this stage: teams need to understand the standard, and the company needs trained internal auditors.
6. Internal audit, management review and certification
Carry out a full internal audit, correct what is found and hold the management review. Then choose an accredited certification body. The certification audit normally takes place in two stages: first a review of the documentation and readiness, then an on-site verification.
How long does it take?
For a small or medium-sized company, the process usually takes between six and twelve months, depending on size, the number of processes and the starting point.
Mistakes to avoid
- Leaving all the work to the quality manager without involving the other managers.
- Copying other companies’ manuals that do not reflect the organisation’s reality.
- Booking the certification audit before there are enough records.
Artizis supports the whole journey: gap analysis, implementation, training at the Academy and an internal audit before certification.
La certification ISO 9001 est de plus en plus exigée dans les marchés publics et par les grands clients. Mais le certificat n’est que la partie visible : le vrai bénéfice est une entreprise mieux organisée, avec des processus clairs et moins d’erreurs. Voici les six étapes que nous recommandons aux organisations qui veulent y parvenir.
1. Obtenir l’engagement de la direction
Sans la direction, le projet n’avance pas. C’est elle qui définit la politique qualité, approuve les objectifs, met à disposition les ressources et désigne la personne qui coordonne la démarche. La norme exige que la direction assume cette responsabilité, et l’auditeur le vérifiera.
2. Réaliser un diagnostic des écarts
Avant de rédiger la moindre procédure, comparez ce que l’entreprise fait déjà avec ce que la norme exige. Ce diagnostic montre ce qui existe, ce qui manque et par où commencer, et évite un travail inutile.
3. Définir le périmètre et cartographier les processus
Décidez quelles activités et quels sites seront couverts par la certification. Identifiez ensuite les principaux processus, le responsable de chacun, leurs interactions ainsi que les risques et opportunités à chaque étape.
4. Ne documenter que le nécessaire
L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à submerger l’entreprise de documents. L’ISO 9001:2015 demande des « informations documentées » dans la mesure nécessaire : des procédures là où elles sont utiles et des enregistrements qui prouvent ce qui a été fait. Des documents que personne n’utilise sont un coût, pas un avantage.
5. Mettre en œuvre et former les équipes
Le système doit fonctionner au quotidien pendant quelques mois avant l’audit, afin de disposer d’enregistrements réels. À ce stade, la formation fait la différence : les équipes doivent comprendre la norme et l’entreprise a besoin d’auditeurs internes formés.
6. Audit interne, revue de direction et certification
Réalisez un audit interne complet, corrigez les constats et tenez la revue de direction. Choisissez ensuite un organisme de certification accrédité. L’audit de certification se déroule normalement en deux étapes : d’abord l’examen de la documentation et de l’état de préparation, puis la vérification sur le terrain.
Combien de temps faut-il ?
Pour une petite ou moyenne entreprise, la démarche prend généralement entre six et douze mois, selon la taille, le nombre de processus et le point de départ.
Erreurs à éviter
- Laisser tout le travail au responsable qualité, sans impliquer l’encadrement.
- Copier les manuels d’autres entreprises qui ne reflètent pas la réalité de l’organisation.
- Programmer l’audit de certification avant de disposer de suffisamment d’enregistrements.
Artizis accompagne toute la démarche : diagnostic, mise en œuvre, formation à l’Académie et audit interne avant la certification.
La certificación ISO 9001 se exige cada vez más en las licitaciones públicas y por parte de los grandes clientes. Pero el certificado es solo la parte visible: la verdadera ganancia es una empresa más organizada, con procesos claros y menos errores. Estos son los seis pasos que recomendamos a las organizaciones que quieren conseguirla.
1. Garantizar el compromiso de la dirección
Sin la dirección, el proyecto no avanza. Es la alta dirección la que define la política de calidad, aprueba los objetivos, asigna los recursos y nombra a quien coordina el proceso. La norma exige que el liderazgo asuma esta responsabilidad, y el auditor lo comprobará.
2. Hacer un diagnóstico de brechas
Antes de redactar cualquier procedimiento, compare lo que la empresa ya hace con lo que pide la norma. Este diagnóstico muestra lo que ya existe, lo que falta y por dónde empezar, y evita trabajo innecesario.
3. Definir el alcance y mapear los procesos
Decida qué actividades y centros quedan cubiertos por la certificación. Después identifique los procesos principales, quién es responsable de cada uno, cómo se relacionan y qué riesgos y oportunidades existen en cada etapa.
4. Documentar solo lo necesario
Uno de los errores más comunes es llenar la empresa de papeles. La ISO 9001:2015 pide «información documentada» en la medida necesaria: procedimientos donde hacen falta y registros que demuestran lo que se ha hecho. Los documentos que nadie usa son un coste, no una ventaja.
5. Implantar y formar a los equipos
El sistema debe funcionar en el día a día durante algunos meses antes de la auditoría, para que existan registros reales. En esta fase, la formación marca la diferencia: los equipos necesitan entender la norma y la empresa necesita auditores internos preparados.
6. Auditoría interna, revisión por la dirección y certificación
Realice una auditoría interna completa, corrija lo que se encuentre y lleve a cabo la revisión por la dirección. Después elija un organismo de certificación acreditado. La auditoría de certificación se realiza normalmente en dos fases: primero el análisis de la documentación y de la preparación, y después la verificación sobre el terreno.
¿Cuánto tiempo lleva?
Para una pequeña o mediana empresa, el proceso suele llevar entre seis y doce meses, según el tamaño, el número de procesos y el punto de partida.
Errores que evitar
- Dejar todo el trabajo al responsable de calidad, sin implicar a los mandos.
- Copiar manuales de otras empresas que no reflejan la realidad de la organización.
- Programar la auditoría de certificación antes de tener registros suficientes.
Artizis acompaña todo el recorrido: diagnóstico, implantación, formación en la Academia y auditoría interna antes de la certificación.